1 단계 : 확인 된 영수증 및 ATM 전표 버리기

거의 모든 재정 서류는 세 가지 범주로 나눌 수 있습니다 : 달력 연도 이하로만 보관해야하는 기록, 7 년 동안 저장해야하는 서류 (세금 신고를 감사 할 수있는 일반적인 기간), 그리고 당신이 무기한 붙잡아 야 할 서류.

예를 들어, ATM 출금 영수증을 모두 저장해야합니까? 아니요. 온라인 계정이나 월별 명세서에 표시된 정보를 확인한 후에는 ATM 전표를 버릴 수 있습니다. 입금 전표와 신용 카드 영수증도 마찬가지입니다. 항목을 몇 번 만족스럽게 사용했거나 보증 기간이 만료 된 후에는 사소한 구매에 대한 판매 영수증을 보관하지 마십시오. 주요 구매에 대한 영수증을 보관하십시오 (대체 비용이 주택 소유자 또는 세입자 보험의 공제액을 초과하는 품목).

달력 연도가 끝나고 얼마 지나지 않아 월급 명세서, 월별 신용 카드 및 모기지 명세서, 공과금 청구서 (그렇지 않은 경우)를 포함하여 많은 추가 서류를 버릴 수 있습니다 (또는 더 안전하게 파쇄). 비즈니스 공제에 필요) 및 전년도 중개 및 뮤추얼 펀드 회사의 월별 또는 분기 별 보고서.

뉴욕 록빌 센터의 CPA 인 Ed Slott는 '일반적으로 전체 연도의 활동이 최종 연말 성명서에 자세히 나열되어 다른 모든 성명서는 중복됩니다. 예를 들어, 귀하의 최종 급여 명세서 및 W-2 양식은 귀하가 다른 사람을 위해 일하는 경우 해당 연도의 모든 수입을 문서화합니다. 자영업자 인 경우 1099 양식이 동일한 작업을 수행합니다. 마찬가지로, 대부분의 투자 회사와 일부 신용 카드 발급자는 1 월에 포괄적 인 명세서를 보냅니다. '연말 요약과 조정할 때까지 월별 업데이트를 유지하십시오.'라고 Slott는 말합니다.

2 단계 : 최장 7 년 동안 최종 진술서 유지

그러나 W-2 및 1099와 함께 최종 신용 카드 명세서를 최소 3 년, 가급적이면 7 년 동안 보관해야합니다. 국세청은 세금 신고서를 제출 한 날로부터 오류를 조사하기 위해 최대 3 년, 총 소득이 25 % 이상 과소보고 된 것으로 의심되는 이유가있는 경우 감사를 수행 할 수있는 기간은 6 년입니다. (의도적으로 사기를 저지른 사람에게는 시효가 없습니다.) 사실 감사 기간이 종료 될 때까지 반품을 뒷받침하는 모든 서류를 보관해야합니다. 추가 문서 중 보관해야하는 추가 문서 : 모든 공제 가능한 사업 비용 (예 : 엔터테인먼트, 홈 오피스 장비 및 전문적 회비)에 대한 수표 취소 및 영수증, 퇴직 계정 기부, 자선 기부, 육아 청구서, -의료비, 위자료, 모기지이자 및 재산세 지불.

고의로 허위 신고서를 제출하지 않은 경우 세금 상황이 얼마나 간단한 지에 따라 3 ~ 7 년 후에 이러한 증빙 서류를 버릴 수 있습니다.

그러나 감사의 기회가 거의 사라진 후에도 실제 세금 환급 또는 투자 계정의 연말 요약을 버리지 마십시오. 이러한 문서는 많은 공간을 차지하지 않으며 향후 재무 계획에 매우 유용 할 수 있습니다.

보험 목적으로, 잠재적 인 구매자를 만족시키고 주택을 판매 할 때 가능한 자본 이득세를 줄이기 위해 주요 구매에 대한 영수증과 주택 개량에 대해 지불 한 금액을 무기한으로 보여주는 영수증을 보관할 수 있습니다. 수혜자 지정과 주식, 뮤추얼 펀드 및 기타 투자의 구매 가격을 보여주는 확인서를 보관하는 것이 매우 중요합니다. Slott은 '당신이나 당신의 상속인은 세금 목적으로 투자 수익을 결정하기 위해 당신이 지불 한 금액을 정확히 알아야 할 것입니다.'라고 Slott는 말합니다.

3 단계 : 논문에 집을 제공

서류 작업을 처리하는 장소로 지정할 수있는 여유 공간이나 코너가 있다면 좋습니다. 그렇지 않은 경우, 수표를 쓸 수있는 테이블 근처에있는 청구서와 현재 기록을 저장할 수있는 서랍, 캐비닛 또는 옷장이 좋습니다. 소모품의 경우 서류를 보관하는 데 유용한 폴더 나 마닐라 봉투가 있으며 기록을 보관할 파일 캐비닛이나 판지 상자가 있습니다.

유언장, 출생 및 결혼 증명서, 보험 증권, 재산 증서 및 기타 영구 기록을 다른 금융 문서 근처의 안전하지만 접근하기 쉬운 곳에 보관하여 필요한 경우 귀하와 귀하의 상속인이 항상 신속하게 확인할 수 있도록합니다. .

4 단계 : 체계적

모든 종이 처리 계획을 세우십시오. 청구서 (마닐라 봉투, 서랍, 플라스틱 상자 또는 분류기)를 넣을 장소를 선택하고 우편물에 도착할 때 각 봉투에 버립니다. 그런 다음 앉아서 청구서를 지불 할 때 필요한 모든 서류를 한 곳에서 처리 할 수 ​​있습니다.

이제 여기에 핵심이 있습니다. 청구서를 지불하거나 명세서를 확인했으면 즉시 제출하십시오. Ernst & Young의 미니애폴리스 사무실의 재무 설계사 인 Paula Boyer Kennedy는 이렇게 말합니다. '당신의 목표는 종이를 더미에서 더미로 섞기보다는 가능한 한 적은 횟수로 만지는 것입니다. '지불 한 후 그 지폐를 서랍에 다시 넣으면 친구를 찾아서 짝짓기를하고 자손을 낳을 것입니다. 곧 당신은 진정한 쓰레기를 갖게 될 것입니다. '

다시 말하지만, 매우 기본적인 파일링 시스템 만 있으면됩니다. 가장 간단한 방법은 서랍, 파일 캐비넷, 종이 아코디언 파일, 심지어 신발 상자까지 다 사용하는 즉시 세금 관련 모든 것을 하나의 용기에 버리는 것입니다. 이렇게하면 세금 신고서를 작성할 준비가되었을 때 필요한 모든 서류를 간편하게 이용할 수 있습니다. 또는 인생의 주요 범주에 대해 별도의 파일 폴더를 사용하여 처음에 약간 더 체계적인 시스템을 설정할 수 있습니다. 예를 들어 계정 유형 (신용 카드 명세서, 중개 명세서, 공과금 청구서 등) 또는 세금 범주 (공제 가능한 사업 비용, 자선 기부금 등) 또는 재정 목표 ( 주택, 퇴직금, 대학 기금 등). 처음에는 더 많은 시간이 소요될 수 있지만 장기적으로는 시간이 절약됩니다.

5 단계 : 백 로그 해결

일단 시스템이 마련되면 이미 축적 한 모든 더미를 처리해야합니다. 대규모 재구성을 시작하는 대신 한 번에 작은 스택을 정렬하여 시작하십시오. 뉴스를 보거나 음악을 들으면서 하루에 30 분씩 오래된 신문을 살펴볼 수 있습니다.

당신은 작은 조직이 만들어내는 차이에 놀랄 것입니다. 신시내티의 전문 조직자인 스테파니 덴튼은 '사람들은 재정 서류가 혼란스러워서 지불 한 금액을 알지 못합니다. 신용 카드 결제가 늦어지고 세금이 공제됩니다. 하지만 장기적인 정신적, 재정적 혜택은 훨씬 더 클 수 있습니다. 일단 조직되면 '투자 및 재정 목표와 같은 정말 중요한 일에 정신 에너지를 집중할 수 있습니다.'라고 저자 인 Terry Savage는 말합니다. 돈에 대한 야만적 인 진실 ( amazon.com ). '재정 서류를 정리하면 안심하고 큰 배당금을받을 수 있습니다.'