집에서 중요한 문서를 저장하고 정리하는 방법

가장 지저분하고 넘쳐나는 개인 문서 파일 캐비넷도 제출할 수 있습니다. 시간과 인내심, 견고한 종이 보관 전략 만 있으면됩니다. 학교를 갓 졸업하고 처음으로 성인이 되든, 각자 중요한 개인 문서 세트를 가지고있는 집안의 아이들과 함께 살든, 보험 청구에서 모든 것을 분류하는 데 도움이되는 평생 종이 보관 시스템이 필요합니다. 신용 카드 명세서. 다음은 집에서 가능한 한 쉽게 중요한 문서를 찾고 제출하는 방법입니다.

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1. 말뚝 정리

서류를 범주 (가정, 학교, 애완 동물)로 분류하여 시작하십시오. 이름, 주소, 특히 사회 보장 번호 또는 신용 카드 번호와 같은 개인 정보가 포함 된 오래되거나 불필요한 문서를 파쇄합니다. 덜 민감한 문서는 재활용 할 수 있습니다.

2. 쉽게 정렬

큰 그림 범주를 먼저 나열한 다음 더 좁은 설명을 사용하여 레이블을 만듭니다 (의료 : Julie 또는 Taxes : 2017). 모든 오른쪽 또는 왼쪽 탭이있는 마닐라 폴더를 사용하세요. 여러 위치의 탭보다 빠르게 넘기고 알파벳순으로 표시됩니다.

3. 적절한 크기

필요한 저장 공간을 결정하십시오. 예를 들어 대부분의 파일을 디지털 방식으로 관리하는 경우 큰 파일 캐비닛을 사용하지 마십시오. 이는 공간 낭비이며 필요하지 않은 파일이나 파일 캐비닛에 속하지 않는 항목으로 채우고 싶을 수 있습니다. 대신 데스크탑 파일 상자를 선택하십시오.

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4. 빈도 고려

사용하지 않는 보관 장소 (사용하지 않는 옷장의 높은 선반을 생각해보세요)는 세금 환급 및 은행 명세서와 같은 파일을 보관하기에 완벽한 장소입니다. 학교 양식 및 요리법과 같이 더 정기적으로 필요한 항목을 쉽게 찾을 수있는 위치를 예약하십시오.

5. 랜딩 패드 만들기

수신 우편물 및 서류 작업을 위해 주방과 같이 교통량이 많은 지역에 일일 드롭 존을 설정하십시오. 단일 지점을 지정하면 집 전체에 말뚝이 쌓이는 것을 방지 할 수 있습니다. 받은 편지함 또는 벽걸이 형 바구니는 공간을 절약하고 품목이 넘쳐서 처리해야 할 때를 명확하게합니다. 드롭 존에 항목을 추가하기 전에 정크 메일과 필러 페이퍼를 걸러냅니다. 여기에 도착하는 항목을 일주일에 두 번 이상 처리 한 다음 정리하거나 재활용하십시오.

6. 깔끔하게 유지

3 ~ 6 개월마다 정기적으로 액세스하는 파일을 대폭 청소하십시오. 더 이상 관련이없는 문서를 보관하거나 파쇄합니다. 세금 환급 및 가구 수리와 관련된 문서는 최소 3 년 동안 보관해야합니다.

보너스 : 페이퍼리스 화

문서를 디지털 방식으로 구성하면 공간 문제가 줄어 듭니다. 컴퓨터의 검색 도구를 사용하면 원하는 것을 정확하게 찾을 수 있습니다. 디지털 레이블에 대해 물리적 레이블과 동일한 지침을 따르십시오. 파일을 외장 하드 드라이브에 백업하거나 Google 드라이브와 같은 클라우드 스토리지 서비스를 사용하세요. 그만큼 Evernote 스캔 가능 앱 (무료; iOS )는 종이 파일을 디지털 파일로 빠르게 변환하는 데 도움이됩니다.