작업 세계에서 OOO보다 환영하는 약어는 거의 없습니다. 업무용 이메일에 부재중 메시지를 설정하는 것은 평온한 존재에 대한 약속의 관문 역할을하는 것 외에도 동료와 고객에게 일정 기간 동안 연락이 불가능하지는 않더라도 연락하기 어렵다는 사실을 알리는 실용적인 방법입니다. 시각. 따라서 너무 많이 생각할 필요는 없지만 (여기에 소설을 쓰는 것이 아닙니다) 무엇을 포함시키는지는 중요합니다.
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부재중 메시지를 미리 작성하는 것이 조금 어색하고 로봇처럼 느껴질 수 있지만 해변에서 Mai Tais를 마시거나 Machu Picchu를 하이킹하는 동안 연락하려는 모든 사람에게 필요하고 도움이됩니다. (또한, 자리 비움 메시지를 설정하면 직장에서 퇴근하는 데 문제가있는 경우 플러그를 뽑고 긴장을 푸는 데 도움이됩니다.) 휴가 자동 회신에서 할 말 (및 말하지 말아야 할 것)은 다음과 같습니다.
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1. 인사말과 사인 오프를 포함합니다.
물론 OOO 메시지를 시작하는 방법은 개인 취향과 작업 환경에 따라 다릅니다. 큰 '안녕하세요'가 꼭 필요한 것은 아니지만 어딘가에서 시작해야하며 사람의 손길을 더하는 것이 좋습니다. 내가 현재 사무실에 있지 않다면 ... 너무 이상하고 분리 된 느낌이 든다면 간단한, 안녕하세요, 또는 이메일 감사합니다.
서명에도 동일하게 적용됩니다. 귀국 날짜를 남겨 두어도되지만 '감사합니다!', '최고, (이름)'또는 '좋은 주말 보내세요 (또는 여기에서 휴일)! ', 그것을 위해 가십시오.
2. 외출 할 시간을 포함합니다.
시작일 및 종료일 언급 : 7 월 3 ~ 7 일에 여행하며 이메일을 확인하지 않습니다. 7 월 8 일 사무실로 돌아 오면 최대한 빨리 답장을 보내 드리겠습니다. (돌아 오면 휴가 응답자를 끄는 것을 잊지 마세요!)
3. 이메일 확인 여부를 포함합니다.
자리 비움 메시지는 완전히 경계를 벗어날 때만 도움이되는 것은 아닙니다. 직장을 떠나거나 원격으로 일하면서 통신이 산발적으로 이루어지고 WiFi 연결이 불안정 할 수 있습니다. 이메일을 확인하거나 응답하지 않을 경우 그렇게 말하십시오 (위의 예 참조). 그렇지 않으면 여행이나 현장 의무로 인해 안정적으로 연락 할 수 없다는 경고 메시지를 설정하는 것이 좋습니다. 연락하려는 사람들에 대한 기대치를 설정하는 것이 전부입니다. 예 : 메모 감사합니다! 저는 7 월 3 일까지 사진 촬영을 위해 여행 할 예정이며 정기적으로 이메일을 확인하거나 이메일에 대한 액세스가 제한되어 응답이 느릴 수 있습니다.
4. 귀하에게 연락하는 방법을 포함하십시오 (해당하는 경우).
어느 정도 자리가있을 경우 정확히 연락하는 방법을 설명하세요. 예 : 나는 이메일을 확인하지 않을 것입니다. 그러나 어떤 이유로 든 저에게 연락해야하는 경우 제 휴대폰으로 저에게 연락하십시오… 또는 : 이것이 시간에 민감한 경우 언제든지 저에게 다시 이메일을 보내주십시오 (date you 반환) 내받은 편지함 상단에 있습니다. 또는 : 긴급한 요청은 (비서, 동료, 프리랜서 또는 기타 가능한 사무실 내 범위의 이름)으로 문의하십시오. 다른 동료의 연락처 정보를 OOO에 포함하기 전에 그들과 함께 지워야합니다. 상관이더라도주의를 기울이는 것은 여전히 좋은 예의입니다.
5. 불필요한 개인 정보를 피하십시오.
출산 / 육아 휴가 중이거나 그 주말에 결혼 (!)하는 경우 포함해도 무방합니다.하지만 개인 공유가 자동 회신에 포함되어야하는 경우입니다. 너무 많은 개인 정보를 언급하는 다른 사람의 자리 비움 메시지에 어떻게 반응할지 생각해보세요. 수신자가 a) 이메일에 응답할지 여부 및 b) 응답을받을 수있는시기를 알기를 원합니다. 다른 것은 아마도 TMI 일 것이므로 간단하게 유지하십시오.
