귀하의 서신이 개인적이든 전문적이든 관계없이 우리는 모두 때때로 이메일을 가짜로 범한 죄를지었습니다. (부적절한 이메일을 엉뚱한 사람에게 전달한 기억을 지울 수만 있다면!) 다음에 대중을위한 메시지 초안을 작성할 때 다음과 같은 이메일 에티켓 계명을 따라 심각한 의사 소통 사고를 피하십시오.

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관련 항목

1 모두주의하여 답장

Finesse Worldwide의 CEO 인 Aimee Symington은 배포 목록에있는 모든 사람이 당신이해야 할 말을 알아야 할 필요가없는 한 모두 답장하지 마십시오. 그녀는 목록에있는 이름을 검토하고 실제로 응답이 필요한 사람들에게만 답장 할 것을 제안합니다. 이는 발신자에게만 답장하거나 7 명의 수신자 중 3 명에게 답장을 보내는 것을 의미 할 수 있습니다. 관리자 나 동료가 무언가에 복사되기를 원한다면 그녀의 요청을 존중하십시오.

사려 깊은 답변은 다른 사람의 시간을 절약 할 수 있습니다. 텍사스 프로토콜 스쿨 (Protocol School of Texas)의 설립자 인 다이앤 고츠 만 (Diane Gottsman)은 비즈니스 목적이든 사회적 목적이든 관계없이 사람들이 중요하지 않은 이메일의 흐름에 짜증을 내기 시작할 것입니다. 따라서 다음에 브런치에 초대 될 때 Ca n’t make it으로 모두 답장하기 전에 두 번 생각하세요.

두 제목을 비워 두지 마십시오.

좋은 제목은 수신자가 이메일의 우선 순위를 정하는 데 도움이된다고 Awesome Etiquette 팟 캐스트의 공동 진행자 인 Lizzie Post는 말합니다. 무엇을 하든지 비워 두지 마십시오. 제목 줄을 작성할 때 구체적이고 간결하게 만들고 철자와 문법을 확인하십시오. Post는 이것이 사람이 가장 먼저 알아 차리는 것입니다.

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제목 줄은 이메일의 내용을 반영해야하므로 전문가는 대화 흐름에 따라 제목 줄을 업데이트 할 것을 권장합니다. Gottsman은 이메일의 긴급 성을 경시 할 수있는 제목 (예 : 주요 업무 문제를 표제하는 빠른 질문)을 피하거나 누군가가 자신이 이미 읽었다 고 생각하는 메시지를 놓칠 수 있다고 설명합니다. 그녀는 이메일이 원래 메시지에서 너무 멀리 떨어져있는 경우 새 스레드를 시작할 것을 제안합니다.

삼 신속하게 대응

전문가들은 이메일에 대한 적절한 응답 시간에 동의하지 않지만 거의 모든 이메일에 대한 답변이 필요하다는 데 동의합니다. 간단한 답변 (알겠습니다, 감사합니다 또는 좋은 계획 같음)으로 충분하다면 이메일을 읽 자마자 회신 해보세요.

때로는 이메일에 수집하는 데 며칠이 걸릴 수있는 정보가 필요할 수 있지만, 그렇다고 사람들을 매달리게 할 수 있다는 의미는 아닙니다. 이메일을 받았다는 사실을 알리면 가능할 때 다시 연락 드리겠습니다.

여행 중이거나 여행 중일 경우 자동 응답 메시지를 사용하는 것을 잊지 마십시오. 사무소 밖 , 그녀는 덧붙여서 다른 사람들이 응답을 기 대해서는 안된다는 것을 알고 있습니다.

4 조심스럽게 앞으로

Post는 말합니다. 올바른 이유에 대해 적절한 사람에게 전달하고 있는지 확인하세요. 전달하기 전에 모든 첨부 파일, 메시지와 관련된 모든 사람의 이름 및 연락처 정보를 포함하는 콘텐츠의 민감도를 평가하십시오. 어떤 사람들은 연락처 정보를 비공개로 유지하는 것을 선호합니다. 스레드에 토론의 세부 사항이 너무 많으면 새 이메일을 시작하십시오.

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5 누군가에게 해킹당한 경우 알리기

우리 모두 거기에있었습니다. 바이러스가 자리를 잡고 우리가 알기도 전에 우리는 누구나 얼굴을 붉힐 수있는 링크로 할아버지에게 스팸을 보냅니다. 명백히 바이러스 인 것을 수신 한 경우, 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수없는 피해자에게 알립니다. '이런 일이 일어나고 있음을 알려 드리고 싶었습니다.'라고 Symington은 말합니다. 그것은 좋은 일입니다.

6 이메일 기술 존중

직접 좋은 인상을 남기는 데 관심이 있으므로 이메일 페르소나를 동일한 기준으로 유지하는 것이 어떻습니까? 이메일은 여러분의 모습을 반영하며 간결함을 염두에두고 텍스트보다는 편지처럼 써야한다고 Symington은 말합니다. 맞춤법, 문법 및 구두점을 확인하십시오. 모두 대문자는 소리를 지르고 있음을 나타내고 모두 소문자는 게으르다는 것을 나타냅니다. 너무 많은 글꼴, 색상 및 웃는 얼굴은 짜증이 날 수 있다고 그녀는 덧붙입니다.

유머를 과도하게 사용하지 말고 친절하세요. 유머 감각이 있더라도 조심해야한다고 Gottsman은 말합니다. Tone은 이메일에서 너무 자주 혼동되며 누군가가 귀하의 농담을 이해하지 못하기 때문에 비전문적 인 사람으로 표시되고 싶지 않습니다.

7 기억하십시오 : 저녁 식사시 이메일 없음

중요한 다른 사람과 캐주얼 한 식사를하는 경우 (내일 데이트 밤), 디너 파티에서 이메일을 절대 확인하지 않는 것이 중요하다고 Post는 말합니다. 사무실에서의 회의는 상황에 따라 다릅니다. 동료가 회의 중에 이메일에 액세스하기 위해 전화 나 노트북을 회의실로 가져 가면 괜찮을 것입니다. 회사 문화는 이메일에 대해 다른 정책을 가질 것이라는 점을 알고 있어야합니다. 적절 해지려면 직장에서 이메일의 특성을 알고 있어야합니다.