직장에서 효과적인 이메일을 작성하는 방법 | 진짜 단순

동료로부터 지나치게 자세한 길 안내, 혼란스러운 요청 또는 요청이 포함 된 이메일을받은 적이있는 경우 방법 불필요한 수신자가 너무 많으면 직장에서 효과적인 이메일 커뮤니케이션의 중요성을 알고 있습니다. 조직이나 생각없이 전송 된 이메일은 실제로 워크 플로를 방해하고 일반적으로 사람들을 괴롭 히고 그렇지 않으면 피할 수있는 오해를 유발할 수 있습니다.

그렇다면 상세하고 간결한 사이의 적절한 균형을 유지하는 명확하고 효과적인 이메일을 어떻게 작성합니까? 관련된 모든 적절한 사람들에게 적합한 주제를 다루는 사람? 먼저 직접 메시지가 아닌 이메일을 통해 전송해야 할 때를 알아야합니다. 대면 회의 , 또는 전화 . 이메일은 더 긴 지침 목록을 보내거나 프로젝트를 체크인하거나 파일을 공유하는 데 이상적입니다. 이메일 커뮤니케이션은 또한 나중에 참조해야하는 중요한 대화에 대한 서면 기록을 보장합니다. 다음은 모든 효과적인 이메일 작성자가 '보내기'를 누르기 전에하는 여섯 가지 작업입니다.

1. 제목 줄 최대화

먼저 메시지 및 / 또는 응답에 맞게 제목을 조정해야합니다. 지난주에 이메일을 보낸 사람에게 편지를 쓰고 있습니까? 오래되고 관련이없는 메시지를 가져 와서 '답장'을 누르지 마십시오. 수신자가 일주일 전에 보낸 내용을 정확히 잊어 버렸습니다. 새로운 주제 나 메시지에 대한 귀하의 응답을 반영하는 새로운 제목으로 답장을 작성하도록 돕고 (예 : 최신 고객 인 Jane Doe에 대한 배경 정보 또는 클리블랜드에있는 새 집으로가는 길 안내) Peggy Duncan은 말합니다. 애틀랜타의 개인 생산성 전문가. 수신자를 혼동 할 가능성이 적고 나중에 메시지를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

빠르고 쉬운 학교 헤어 스타일로 돌아 가기

둘째, 구체적입니다. 예를 들어 다음은 좋지 않거나 모호한 제목입니다. 직원 회의. 이제 더 나은 방법이 있습니다.이 첨부 파일을 오후 2 시까 지 가져 오세요. 직원 회의. 필요한 작업이나 장소 및시기 세부 정보와 같은 세부 사항을 포함하면 수신자가 메시지의 중요성을 즉시 측정하는 데 도움이된다고 저자 인 Marsha Egan은 말합니다. 받은 편지함 해독 및 전자 메일 우수성 습관 ($ 20; amazon.com ). 또한 필요한 작업을 완료하는 데 도움이됩니다.

주제가 무엇인지 확실하지 않습니까? 나중에 이메일을 찾아야한다면 사용할 키워드에 대해 생각해보십시오. 내 말 들리니? 가상 세계에서 사람들과 연결하는 방법 ($ 11; amazon.com ).

2. 자세한 지침 제공

서면 지시의 명확성은 업무 이메일의 효과를 만들거나 깨뜨릴 수 있습니다. 각 작업을 사용자 그룹에 할당하는 경우 각 작업을 사람별로 분류하고 글 머리 기호를 사용하여 각 사용자로부터 도움이 필요한 사항을 정확하게 알 수 있도록 도와주세요.

3. 수신자를 신중하게 선택하십시오.

수신자를 추가하기 전에 이메일을 작성한다고 저자 인 Vanessa Van Edwards는 말합니다. 사람들과 함께 성공하는 과학을 사로 잡으십시오 ($ 12; amazon.com ). 이것은 두려운 우발적 인 전송을 방지 할뿐만 아니라 이메일의 내용을 기반으로 수신자를 추가 할 수도 있습니다. 긴 다중 사용자 이메일 체인을 피하고 싶으십니까? 문서와 같이 여러 사람이 댓글을 달아야하는 경우 공유 가능한 파일 (예 : Google 문서)을 만들어 모든 사람이 수천 개의 이메일을 보내지 않고도 한 공간에서 변경 사항을 제안 할 수 있습니다.

4. 배수 언어 절단

수정이 필요한 스낵에 대해 이메일을 보내 시나요? 그것이 무엇인지 또는 그것이 누구의 잘못인지에 대해 시적으로 왁싱하기보다는 필요한 조치 문제를 해결합니다. 예를 들어, '고객이 프레젠테이션에 문제가있어 해결하기 어려울 것입니다.'라고 말하는 대신 '고객이 전화로 제기 한 문제를 해결하는 데 도움을 주시면 감사하겠습니다.'라고 말합니다. 이것은 만들 것입니다 부정적인 피드백 제공 또는 이메일을 통해 불쾌한 작업을 더 효과적으로 요청합니다.

5. 회신 지침 포함

귀하의 이메일에 응답이 필요하지 않은 경우에도 (다음 2 시간 동안 의사 진료에 참석하거나 오늘 대신 내일 보고서를 제출할 수 있음) 많은 사람들이 확인 또는 감사로이를 인정해야한다고 생각합니다. 이 사람들에게 쉽게 줘. 답장을 받고 싶지 않다면 메시지 끝에 '답장 필요 없음'을 포함 시키십시오. Duncan은 말합니다. 양쪽에서 시간을 절약하고 복잡한받은 편지함에서 불필요한 이메일을 차단합니다. 또한 누군가에게 질문을 할 때는 미리 감사를 적어주세요. 상대방이 답장을 보낼 때 한 줄로 감사를 보내려는 유혹을 느끼지 않게됩니다.

6. 너무 개인적으로하지 마십시오

이메일은 감정이 아니라 사실을위한 것이라고 Egan은 말합니다. 디지털 서신에서 음성 굴곡과 몸짓이 부족하기 때문에 동료에 대해 어떻게 느끼는지, 이웃 파티에 대해 어떻게 생각하는지 등 특정 감정이 쉽게 오해 될 수 있습니다. 민감한 (또는 덜 긍정적 인) 문제를 제기하려면 대신 전화를주십시오.