우리 모두는 즉각적인 통신을 위해 이메일에 의존하며 아마존 패키지가 실제로 배송 중임을 보장합니다. 그러나 모든 칭찬할만한 혜택에도 불구하고 이메일받은 편지함을 선택하지 않으면 신속하게 존재의 골칫거리가 될 수 있다고 말하는 것이 안전합니다. 그리고 복잡한받은 편지함은 거의 모든 사람들에게 즉각적인 스트레스를줍니다.
정기적으로 이메일을 확인하는 것은 피할 수없는 일상적인 작업이며, 아무리 부지런히 '전체 답장'을 눌러도 마운트 된 이메일받은 편지함을 관리하는 것은 말처럼 쉬운 일입니다. 그리고 부지런하지 않다면-예를 들어, 당신은 당신의 주소없이 쌓인 이메일 —받은 편지함 구성의 부족 (및 이메일 빚에 대한 불안) 가능성 생산성에 영향 당신이 생각하는 것보다 더. 운 좋게도 혼란스러운받은 편지함 구멍에서 벗어날 수있는 방법이 있습니다. 다루기 힘든받은 편지함을 더 잘 관리하기위한 노력의 일환으로, 우리는 시간을 절약 할 수있는 (인명을 구하는) 이메일 관리 해킹을위한 생산성 전문가를 활용하여보기 어렵게 보이는 Inbox Zero에 훨씬 더 가까워졌습니다.
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관련 항목
1 한 번에 15 분만 이메일 확인
생산성 전문가이자 설립자에 따르면 잉크 웰 프레스 , Tonya Dalton, 이메일을 간단히 확인하여 생산성을 극대화 할 수 있습니다. 15 분 버스트 . '받은 편지함을 일괄 적으로 확인하면 짧은 시간에 얼마나 많은 이메일을 읽고 응답 할 수 있는지 놀라게 될 것입니다.'라고 그녀는 말합니다. ‘핵심은 타이머를 설정하는 것이므로 15 분이 다 된 시간과 다른 일로 이동할 시간을 알 수 있습니다.’
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두 이메일에 대한 시간 블록 예약
같은 맥락에서 순전히 이메일 확인을 위해 지정된 시간 블록 (15 분)을 예약하는 습관을 가지십시오. 이메일이받은 편지함으로 전달되면서 순차적으로 읽는 이메일은 궁극적으로 생산성을 저하시킵니다. 지속적인 의사 소통이 중요한 직업의 경우 일정을 수립하는 것이 현실적이지 않을 수 있습니다. 하지만 업무를 오래 고심하게 살펴보면 60 분 또는 90 분마다 이메일 읽기 시간을 지정하는 것이 가능하다는 것을 알 수 있습니다. 일상이 될 때까지 캘린더에 알림을 설정하세요. 정말로 연락이 필요한 사람이 있으면 다시 이메일을 보내며 쪽지를 보내다 , 또는 전화. 휴대 전화에서 이메일을 훑어 보는 경우 후속 조치가 필요한 이메일을 읽지 않음으로 표시하여 나중에 응답하는 것을 잊지 않도록합니다.
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삼 의도적으로 초안 폴더 사용
이메일 상자가 할 일 목록이되게하지 마십시오. 맨 위에서 아래로 작업하는 일입니다. '라고 저널리스트이자 베스트셀러 작가 인 Charles Duhigg는 말합니다. 더 똑똑하고, 더 빠르고, 더 나은 . 말 그대로 모든 사람이 추가 할 수 있기 때문에 가능한 최악의 할 일 목록입니다.
주의가 필요한 작업 만 열어서 자신 만의 이메일 할 일 목록을 만드세요. 즉각적인 응답이 필요한 중요한 이메일을 찾으십시오 (예 : 우선 프로젝트 또는 상사의 경우). 해당 메시지 만 열거 나 답장을 누르십시오. 컴퓨터에서 회신 창을 열어 두거나 초안 폴더에서 초안을 보류 상태로 둡니다. 할 일 목록이 있습니다.이 회신 스택입니다. 적은 양의 관련성이 낮은 내용을 뜯어 내기보다는 미리 정해진 이메일 시간을 사용하여 사려 깊고 일관된 답변을 작성하십시오. 이렇게하면 원래의 빈받은 편지함 대신 빈 초안 폴더를 만드는 것이 목표가 될 수 있습니다.
4 일괄 이메일 수신
핑이 들릴 때마다 확인할 수밖에없는 경우받은 편지함에서 끊임없는 이메일 폭격을 관리하고 산만 함을 억제하는 쉬운 방법은 다음과 같은 도구를 사용하는 것입니다. BatchedInbox Gmail 용 플러그인을 사용하면 끊임없는주의 산만에서 벗어날 수 있습니다. 이메일을 그룹화하여 웨이브 형태로 전송하지만 선택한 정확한 시간에만 보냅니다.
5 무자비하게 구독 취소
관련없는 뉴스 레터와 판매 알림을 하나씩 삭제하면 생산성이 저하 될 수 있지만, 매주 동일한 정크 메일을 반복하는 것은 이메일 비 효율성을 증가시킬뿐입니다. '법적으로 모든 뉴스 레터에는 구독 취소 링크가 포함되어야합니다.'라고 Dalton은 말합니다. '구독 취소 요청을 제출하려면 해당 링크를 클릭하십시오. 깨끗한받은 편지함의 형태로 보상을받을 수있는 10 초 투자입니다. '
팁을 얼마나 줘야 할까요?
Dalton은 또한 이메일 수신 거부 앱 또는 서비스에 가입하는 것이받은 편지함을 복잡하게 만들 필요가 없다고 말합니다. '많은 프로그램이 실제로는 비즈니스를 유지하기 위해 다른 회사에 이메일 주소를 판매하게됩니다.'라고 그녀는 덧붙입니다.
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6 미리보기 기능 켜기
이메일 프로그램의 미리보기 기능이있는 경우 사용하십시오 (대부분이 있습니다). 이렇게하면 별도의 창에서 메시지의 처음 몇 줄을 엿볼 수 있으므로 읽기 위해 완전히 열 필요가 없으며 즉시 정크를 삭제할 수 있습니다. (보너스 : 바이러스가 첨부 된 메시지를 열 가능성도 줄어 듭니다.)
7 이메일을 한 번만 터치 (5D 사용)
Dalton은 5 D를 고려하여 메시지를 여는 즉시 조치를 취할 것을 제안합니다. 수행, 위임, 삭제, 연기 및 지정. '2 분 미만의 조치가 필요한 이메일은 신속하게 처리하고 다른 사람의 조치가 필요한 이메일은 위임합니다.'라고 그녀는 말합니다. 조치가 필요없는 메시지를 즉시 구독 취소하고 삭제하고 완료하는 데 2 분 이상의 조치가 필요한 알림을 연기하십시오. 마지막으로 관련 정보가 포함 된 이메일을 별도의 폴더에 보관하여 나중에 더 쉽게 찾을 수 있도록합니다.
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8 폴더는 당신의 친구입니다
받은 편지함을 기본 저장소로 사용하면 빠르게 디지털 정크 드로어가되어 필요한 항목을 찾기가 까다로워집니다. 페기 던컨 , 애틀랜타의 개인 생산성 전문가. 메시지를 수동으로 폴더로 정렬 할 수 있지만 더 나은 방법은 메시지를 원하는 폴더로 직접 라우팅하는 자동 필터를 설정할 수 있다는 것입니다. 예를 들어 Facebook의 알림은 소셜 미디어 폴더로 바로 이동할 수 있습니다. 마케팅 팀의 모든 메시지는 마케팅 이니셔티브 파일에 바로 보관됩니다. (Gmail은이 작업을 자동으로 수행하지만 Microsoft Outlook과 같은 다른 이메일 서비스와 유사한 시스템을 설정할 수 있습니다.) 뉴스 레터와 같은 한 유형의 모든 이메일이 자신의 폴더에 그룹화되면 모든 이메일을 선택하여 원치 않는 이메일을 삭제할 수 있습니다. 한 번의 클릭. 귀하와 귀하의 할 일에 적합한 자동 이메일 정렬 설정을 찾은 다음 그대로 유지하십시오.
9 미리 준비된 답변 초안
유사한 요청이 포함 된 여러 메시지를 수신하는 경우 Dalton은 각 이메일 응답으로 약간 조정하고 개인화 할 수있는 기본 미리 준비된 응답을 작성하도록 조언합니다. '기본 응답을 이메일 서명 중 하나로 저장하면 이메일 본문을 쉽게 자동 채울 수 있습니다.'라고 그녀는 말합니다. 천재 맞죠? (수신자 및 상황을 수정하는 것을 잊지 마십시오.)
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10 메일 정렬을위한 별칭 계정 생성
여러 이메일 플랫폼 (Gmail 포함)을 사용하면 하나의받은 편지함에 모두 입력되는 별칭 계정을 만들 수 있습니다. Dalton은 청구서 및 기타 중요한 재무 문서를 정리하기 위해 사용한 전술에 대해 '내 별칭 계정을 단일 폴더에 넣도록 설정했습니다. '나는 금요일 아침에 앉아서 모든 재정을 정리하는 데 시간을 할애 할 때까지 그 이메일을 처리하지 않습니다.'
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열한 다만. 하지 마십시오. 댓글.
거기에 말이 있습니다. 이 조언은 명백한 정크 메일을 처리하는 것 이상이며, 우리는 분명히 상사를 고스트하는 것을 용납하지 않습니다. 두 책상 아래에있는 동료의 메시지에 대해 이야기하고 있습니다. Duhigg는 사람들이 스스로 답을 찾을 수있을 때 종종 질문을한다고 주장합니다. 제가 대답하지 않으면 그들은 그 대답을 찾아 갈 것입니다. 무례 함을 느끼지 않고 이런 생각을 어떻게 구현합니까? 다른 사람의 시간보다 자신과 자신의 시간에 대해 더 많이 걱정함으로써 (아!). 연습해야 할 진언 : 사람들이 나에게 이메일을 보낸다는 이유만으로 응답해야 할 이유가 없습니다.
12 Inbox-Zero Dream에 대한 재고
이것은 모든 사람에게 올바른 지혜의 진주가 아닐 수 있습니다. 깨끗한받은 편지함으로 매일을 끝내고 시작하는 것에 대해 많은 사람들에게 매우 만족스러운 것이 있습니다. 하지만 여러분에게는이 기대가 비현실적이고 심지어 숨이 막힐 수도 있습니다. 받은 편지함을 종교적으로 비우는 것은 정직하게 시간 낭비 일 수 있습니다 (실제로는 다른 것에 대해). Duhigg는 말합니다. 삭제, 삭제, 삭제를 누르는 것이 만족 스럽거나 생산적으로 보일 수 있지만 왜 귀찮습니까? 그는 다음과 같은 질문을 던집니다. 기분이 좋아 지거나 실제로 유용하기 때문에하는 것입니까? 유용하지 않은 경우 깨끗한받은 편지함이 필요하지 않을 수 있으며 성공의 척도로 사용하는 것을 중단해야 할 수도 있습니다.
